De Rotterdamse Scheidsrechters Vereniging (RSV) is zich ervan bewust dat het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens van leden en derden én het eerbiedigen van de persoonlijke levenssfeer van mensen van groot belang is. Persoonsgegevens worden dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld. Wij kunnen onze activiteiten niet uitoefenen zonder bepaalde persoonsgegevens te verwerken. Wij achten het hierbij van belang dat de verwerking van persoonsgegevens gebeurt op een wijze die in overeenstemming is met de bestaande waarborgen voor de bescherming van de privacy. Hierin volgen wij de bestaande wettelijke regels voor de bescherming van persoonsgegevens, te weten de ‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’ (AVG).

De RSV heeft een relatie met de Centrale Organisatie van Voetbal Scheidsrechters Nederland (COVS), de overkoepelende organisatie van schedsrechtersverenigingen.

Welke gegevens verzamelen we en op welke wijze? 
Wij verzamelen van al onze leden en donateurs NAW-gegevens (naam, adres, postcode, woonplaats, e-mailadres, geboortedatum en historie COVS-lidmaatschap). Deze worden verzameld via het inschrijfformulier (online of papier). Van overige relaties verzamelen we NAW-gegevens. E-mailadressen van leden, donateurs en relaties worden verzameld in de ledenadministratie van de vereniging, die deel uitmaakt van de COVS en ook aldaar onderhouden wordt.

Gegevens worden verzameld via bovengenoemd inschrijfformulier en via e-mail. Daarnaast worden foto’s en verslagen van activiteiten gemaakt en gebruikt.

Voor welke doeleinden gebruiken wij jouw persoonsgegevens? 
Wij verwerken persoonsgegevens voor:

• het besturen van de vereniging en het faciliteren van de leden en relaties van de vereniging, conform onze statuten en het huishoudelijk reglement;
• het bijhouden van gegevens van leden in een ledenbestand, dat uitsluitend toegankelijk is voor bestuursleden van de vereniging en de ledenadministrateur van de COVS. Het bestand wordt gebruikt voor toezending van informatie, het factureren van te betalen contributie en het anoniem analyseren van ons ledenbestand op kenmerken als leeftijdsopbouw, geografische spreiding, actief als scheidsrechter of niet en zo ja op welk niveau;
• het toezenden van informatie over zaken die onze vereniging én de COVS betreffen. Dit doen we onder andere via een registratie op onze website, losse e-mailberichten en waar nodig losse brieven;
• het bepalen van de hoogte van de contributie (leden jonger dan 19 jaar betalen een lager bedrag);
• het maken van verslagen van verenigingsactiviteiten in woord en beeld ter promotie en ter informatie;
• het bepalen van de afdracht aan de COVS (per lid wordt per maand een bedrag afgedragen).

Foto’s en verslagen
Van verenigingsactiviteiten worden regelmatig foto’s gemaakt en geplaatst op onze website (www.rsvnet.nl), het landelijke digitale magazine De Scheidsrechter en online op onze fotosite flickr.com. Foto’s worden ook ingezet op sociale media. Daarnaast worden via al deze kanalen ook (tekstuele) verslagen geplaatst, waarbij mogelijk namen van personen gebruikt worden. Mocht je als lid, donateur of relatie hier tegen bezwaar hebben, laat ons dit dan per ommegaande weten via rotterdam@covs.nl. We zullen binnen vier weken reageren op je melding en aangeven welke actie we eventueel ondernemen.

Formulieren op website

Via de website kunnen leden en derden via het invullen van een formulier onder andere het volgende doen:

• zich aanmelden als lid of donateur: de gegevens worden als bovenstaand omschreven verwerkt
• een vraag stellen of mededeling doen via het contactformulier. De vraag wordt beantwoord c.q. de opmerking wordt voor kennisgeving aangenomen. De gegevens worden niet bewaard.

Ingevulde formulieren op www.rsvnet.nl worden automatisch verstuurd naar de secretaris van de RSV. Ze worden tijdelijk voor de duur van de verwerking op de website bewaard.

COVS
Een aantal malen per jaar wordt een ledenlijst aangeleverd bij de COVS. Zij gebruiken dit voor (anonieme) statische analyse, het bepalen van de verplichte afdracht aan de COVS én het toezenden van het digitale magazine De Scheidsrechter.

De RSV verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend voor de bovengenoemde doeleinden.

Hoe bewaren / verwerken wij de persoonsgegevens? 
Bovenstaand is reeds op punten aangegeven op welke wijze wij de persoonsgegevens gebruiken en bewaren. Wij bewaren de gegevens zolang als het lidmaatschap c.q. donateurschap c.q. relatie met betrokkene doorloopt, dan wel tot het moment dat hij of zij hiertegen bezwaar heeft gemaakt. Bij het eindigen van de relatie verwijderen wij de verzamelde gegevens uit onze bestanden op verzoek; wij hebben deze gegevens nodig voor historische overzichten en het bepalen van lidmaatschapsperioden die niet aaneengesloten zijn.

Beveiliging persoonsgegevens 
We betrachten als RSV uiterste zorgvuldigheid met de persoonsgegevens en dragen, te zamen met eventuele verwerkers, zorg voor een passende organisatorische en technische beveiliging van de bestanden waarin de persoonsgegevens worden opgeslagen. Op deze wijze stellen wij zeker dat deze gegevens alleen toegankelijk zijn voor personen die daar uit hoofde van hun functie toe bevoegd zijn en dat de gegevens alleen worden gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.

Datalekken
Sinds 1 januari 2016 geldt de meldplicht datalekken. De RSV streeft ernaar om verlies of onrechtmatige verwerking (lekken) tegen te gaan. Wanneer er zich een gebeurtenis voordoet waarin er sprake is van een datalek, registreren wij deze te allen tijde. Conform de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens stellen wij deze hiervan onverwijld op de hoogte. Als blijkt dat het datalek ongunstige gevolgen zal hebben voor uw persoonlijke levenssfeer zullen wij u hierover informeren.

Mocht je een mogelijk datalek constateren, informeer ons dan zo spoedig mogelijk, uiterlijk binnen 24 uur. Je kunt dit doen door gebruik te maken van het contactformulier opde website, ons te e-mailen op rotterdam@covs.nl of via een van onze bestuursleden zoals vermeld op de informatiepagina van onze website.

Rechten ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens 
De AVG verleent jou de volgende rechten ten aanzien van de door ons verwerkte persoonsgegevens:

1. Inzagerecht (art. 13-15 AVG)
2. Recht op rectificatie (art. 16  AVG)
3. Recht op vergetelheid (art. 17 AVG)
4. Recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG)
5. Recht op overdraagbaarheid van gegevens (art. 20 AVG)
6. Recht op bezwaar (art. 21-22 AVG)

Externe links

De website van de RSV en de socialemediakanalen kunnen links naar andere websites bevatten. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid of de inhoud van deze andere websites. Wij raden je aan kennis te nemen van de privacyverklaringen op deze websites.

Cookies
Voor de meting van webstatistieken verzamelt de scheidsrechtersvereniging anonieme gegevens over het gebruik van de website rsvnet.nl. Door analyse van de verzamelde gegevens kan de website worden verbeterd. De verzamelde gegevens worden niet voor een ander doel gebruikt of aan derden ter beschikking gesteld. Het gaat om de volgende gegevens: je IP-adres, het adres van je internetprovider, de browser die je gebruikt (zoals Internet Explorer of Firefox), het tijdstip en de duur van je bezoek en welke pagina’s je hebt bezocht. Wij gebruiken IP-adressen en cookies niet om je persoonlijk te identificeren. Cookies kunnen niet worden gebruikt om jou op websites van derden te identificeren. Als je bezwaar hebt tegen het gebruik van cookies, dan kun je dit zelf in je eigen browser instellen.

Commerciële e-mail en nieuwsbrieven
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan derden voor commerciële doeleinden. Wel brengen we mogelijk (gedoseerd) aanbiedingen van sponsors onder de aandacht van leden, donateurs en relaties, als dit onderdeel is van een sponsorovereenkomst tussen bedrijf en vereniging. In dat geval zijn de persoonsgegevens niet herkenbaar voor de andere partij.

Wijziging Privacystatement 
De RSV kan dit privacystatement / beleid persoonsgegevens wijzigen. We zullen je hier via een bericht op de site en/of via e-mail over informeren.

Vragen, opmerkingen of klachten 
Wanneer je vragen hebt die niet in dit privacystatement zijn beantwoord, wanneer je suggesties of opmerkingen hebt over de inhoud van dit privacystatement, wanneer je gebruik wilt maken van je rechten, of als je een klacht hebt over de afhandeling van je verzoek, dan kun je ons dit laten weten door een brief te sturen naar het secretariaat zoals vermeld op onze website of door een e-mail te sturen aan rotterdam@covs.nl.